El secreto de la delegación efectiva

Si bien la mayoría de las personas de negocios estaría de acuerdo en que la delegación es fundamental para el éxito empresarial, ¿con qué frecuencia estamos insatisfechos con los resultados de lo que hemos delegado? ¿Con qué frecuencia el "producto" que nos devuelve no es exactamente lo que esperábamos? Aunque a veces esto es culpa de la persona que completa la tarea, a menudo es culpa de la persona que realiza la tarea. Y hay una raíz común al problema.

Una palabra, creo, lo resume: claridad . (O falta de eso.) Mientras que los que ejecutan una tarea tienen la responsabilidad de entregar un producto profesional, los que hacen la tarea tienen la responsabilidad de asegurarse de que la tarea sea, como solía decir un antiguo editor mío, "clara como una montaña". tortícolis."

Analicemos la delegación. Las siguientes son cuatro áreas comunes donde puede ir por mal camino.

Claridad de objetivo : ¿qué es exactamente lo que se debe hacer? ¿Es una tarea tan clara como debería ser? Tome un ejemplo imaginario: un ejecutivo (probablemente distraído, nervioso, acosado por demasiado para hacer en muy poco tiempo) lo llama y le dice: "Necesito un análisis competitivo rápido de Barking Dogs of America. La junta expresó su interés en ella y también Schnauzer (su CEO). Alta prioridad. Tengo que correr a una reunión ahora, pero quiero que tú y Beagle manejen esto. Sé que puedo contar con ustedes dos, créanme, ¡hay mucho interés en esto! "(Para su información, Barking Dogs es un rival clave que ha ido ganando cuota de mercado a un ritmo alarmante). ¿Cómo responderá a este teléfono? llamada y asignación? Probablemente una buena cantidad de tiempo, tomado por sorpresa y ligeramente perturbado por la urgencia y la impaciencia en la voz de su jefe, su respuesta será algo así como un optimismo: "Claro, no hay problema, puede contar con nosotros. ¡Beagle y yo estamos en él! "Pero, ¿qué es exactamente lo que tú y Beagle están haciendo? ¿Tu jefe quiere un párrafo? ¿Una página? Diapositivas? ¿Un informe de 20 páginas? Y el análisis de qué ? ¿Ventas? ¿Ganancias? ¿Cuota de mercado? ¿Distribución? ¿Publicidad? Todas las anteriores? ¿Quién sabe? Todo lo que realmente sabes es que el proyecto es importante y que tu jefe está ansioso.

Claridad de responsabilidad : no puedo decirle cuántas veces en mi carrera corporativa me asignaron tareas para "Beagle y yo" para manejar. O peor aún, "yo y Beagle y Spaniel", tres tenientes de confianza. Incluso si tú y Beagle y Spaniel son todos muy capaces, lo cual sin duda eres, ¿de quién es la misión? ¿Quién hace qué a quién? Sin una guía clara del proyecto, lo que le han entregado en su mayoría es una receta para la confusión.

Claridad de tiempo – Volvamos a nuestros colmillos hipotéticos. La solicitud fue para un "análisis competitivo rápido ". Bueno, ¿qué tan rápido es rápido? ¿Podría ser un día? Tal vez. ¿Una semana? ¿Posiblemente? ¿Dos semanas? Concebible: un análisis competitivo puede ser bastante carnoso. Lo que más quieren evitar tanto usted como su jefe es una llamada telefónica, por ejemplo, tres horas después con su jefe ladrando: "¿Dónde está ese análisis competitivo? ¡Me reuniré con Schnauzer en 10 minutos! "(Cuando planeabas encontrar a Beagle con un café a primera hora de la mañana para hablar sobre cómo abordarías el proyecto …)

Claridad en la comunicación : con frecuencia, lo que se pretende comunicar por una persona no es realmente lo que la otra percibe. Muy a menudo los proyectos (y las relaciones, para el caso) se funden en los bancos de comunicación defectuosos. ¿Cómo evitar que ocurran tales problemas relacionados con la delegación? Desde la perspectiva de la administración, un elemento clave es asegurarse de que haya suficiente tiempo para realizar una tarea sustantiva (sin llamadas telefónicas hostiles de los aeropuertos remotos, por favor) y seguir una tarea clara con un mensaje como:

"Si hay algo que no comprendas sobre este proyecto de Barking Dog, házmelo saber. No me importa en absoluto. Prefiero que consultes conmigo ahora si no estoy del todo claro … o en cualquier punto del proyecto, preferiblemente antes que tarde, si necesitas más instrucciones.

"Ninguna pregunta es una mala pregunta, solo pregunta".

No hay garantía de que termines exactamente con lo que quieres, pero puedes mejorar las probabilidades.

Este artículo apareció por primera vez en Forbes.com.

* * *

Puede seguir a Victor en Twitter para obtener noticias, consejos y artículos relacionados con la administración.

Descubra por qué Howling Wolf Management Training se llama así.

Related of "El secreto de la delegación efectiva"